Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder das Portal als Mitglied der Kreisstelle nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wer ist verantwortlich?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen. Für die Daten der Kreisstellenmitglieder im geschützten Bereich ist die Zahnärztekammer Sachsen-Anhalt verantwortlich (siehe Abschnitt 2).

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen — zum Beispiel bei der Anmeldung im Mitgliederbereich oder beim Pflegen Ihrer Praxisdaten. Mitgliederdaten werden zum anderen aus der Mitgliederliste der Zahnärztekammer Sachsen-Anhalt übernommen (siehe Abschnitt 8.3). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für den Betrieb dieser Website und des Notdienst-Portals ist:

Hezel IT GmbH
vertreten durch den Geschäftsführer Dr. Fabian Hezel
Ernst-Reuter-Allee 28
39104 Magdeburg
E-Mail: kontakt@zahnarztnotdienstportal.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Hinweis zur Auftragsverarbeitung: Im geschützten Mitgliederbereich werden personenbezogene Daten der Zahnärztinnen und Zahnärzte der Kreisstelle Magdeburg zur Organisation des zahnärztlichen Notdienstes und zur Verwaltung der Kreisstellenmitglieder (Mitgliederstamm, Berufsstatus, Befreiungen, Versammlungen, Beschlüsse, Rundschreiben) verarbeitet. Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist insoweit die Zahnärztekammer Sachsen-Anhalt, handelnd durch ihre Kreisstelle Magdeburg. Die Hezel IT GmbH wird dabei als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Beschlusses der Kreisstelle Magdeburg vom 18. März 2026 und ausschließlich nach deren Weisung tätig.

3. Hosting und Infrastruktur

Google Firebase

Diese Website wird bei Google Firebase gehostet. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Datenbank (Firestore) und Anwendungslogik (Cloud Functions) werden in der Region europe-west10 (Berlin, Deutschland) betrieben. Dateien wie Profilbilder, Bilder auf der Pinnwand und die Audiodateien des Telefonansagedienstes werden in Firebase Storage abgelegt.

Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement) gemäß Art. 28 DSGVO. Google ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und bietet damit ein angemessenes Datenschutzniveau für etwaige Datenübermittlungen in die USA.

Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Google:https://policies.google.com/privacy

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse liegt in der zuverlässigen und sicheren Bereitstellung unserer Website.

4. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

5. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• IP-Adresse (anonymisiert)
• Uhrzeit der Serveranfrage

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Erfassung ist zur technischen Bereitstellung der Website zwingend erforderlich.

Speicherdauer: Log-Dateien werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Lokale Speicherung (Local Storage)

Diese Website verwendet den Local Storage Ihres Browsers für technisch notwendige Daten, insbesondere zur Authentifizierung im geschützten Bereich (Login-Token) und zur Speicherung Ihrer Sprachauswahl auf der Patientenseite. Es werden keine Tracking-Cookies oder Analyse-Cookies eingesetzt.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Speicherung ist zur Bereitstellung der Funktionalität technisch notwendig.

6. Kartendarstellung und Geokodierung (OpenStreetMap)

Zur Darstellung von Praxisstandorten nutzen wir Kartenmaterial von OpenStreetMap (OSM). Beim Laden der Karte werden Kartenkacheln von den Servern der OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich, geladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an die OSM-Server übermittelt.

Die Karte wird nur auf den öffentlichen Patientenseiten geladen, nicht bei reinem Besuch der Startseite.

Zur Bestimmung der Koordinaten einer Praxis übermitteln unsere Server die Praxisadresse (ohne Personenbezug auf Besucher) an den Geokodierungsdienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Kartendarstellung dient der besseren Auffindbarkeit der Notdienstpraxen.

Details:https://wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy

7. E-Mail-Benachrichtigungen und Rundschreiben

Im Rahmen des Portals versenden wir E-Mails an registrierte Mitglieder — z.B. Erinnerungen an bevorstehende Dienste, Informationen über Tauschanfragen oder Dienstzuweisungen, Rückfragen zur Dienst-Rückmeldung, Einladungen und Erinnerungen zu Kreisstellenversammlungen, Aufforderungen zur Abstimmung im Umlaufverfahren sowie Rundschreiben der Kreisstelle. Der Versand erfolgt über einen SMTP-Server in Deutschland.

Amtsträger der Kreisstelle können Rundschreiben wahlweise über ihren eigenen Mailserver versenden. Die dafür hinterlegten Zugangsdaten sind ausschließlich für den jeweiligen Amtsträger lesbar und werden nur für diesen Versand verwendet.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Benachrichtigungen zur Notdienstorganisation; Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) für Rundschreiben, Versammlungen und Abstimmungen der Kreisstelle.

Speicherdauer: E-Mail-Adressen werden so lange gespeichert, wie das Nutzerkonto besteht.

8. Mitgliederbereich (Geschützter Bereich)

Der geschützte Bereich steht den Mitgliedern der Kreisstelle Magdeburg der Zahnärztekammer Sachsen-Anhalt zur Verfügung. Alle Daten werden in Google Firestore in der Region europe-west10 (Berlin, Deutschland) gespeichert. Sie sind nur für Mitglieder derselben Kreisstelle bzw. für die Kreisstellenverwaltung sichtbar, soweit im Folgenden nichts anderes beschrieben ist.

8.1 Konto und Anmeldung

Die Authentifizierung erfolgt über Firebase Authentication. Dabei werden verarbeitet:

• Name, Vorname und Titel
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, für uns nicht einsehbar)
• Profilbild (freiwillig)
• Praxiszugehörigkeit und Rolle im Portal
• Zeitpunkt der letzten Anmeldung

Team-Zugang: Praxisinhaber können Praxismitarbeitenden (z.B. ZFA, Empfang) einen Team-Zugang einrichten. Dafür werden Name, ggf. E-Mail-Adresse, Praxiszugehörigkeit, die erteilten Berechtigungen und der Zeitpunkt der letzten Anmeldung gespeichert. Der Team-Zugang handelt im Namen der Praxis; entsprechende Aktionen werden mit Hinweis auf das Team-Konto protokolliert.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8.2 Notdienstorganisation

Zur Organisation und fairen Verteilung des zahnärztlichen Notdienstes werden verarbeitet:

• Notdienst-Zuweisungen und -Historie, individuelle Notdienstzeiten
• Punktestand und Jahresübertrag
• Abwesenheitswünsche
• Tausch-, Übernahme- und Aufteilungsanfragen und deren Status
• Freiwillige Vertretungsangebote (Zeitraum, Umfang, Hinweistext)
• Rückmeldungen nach einem Dienst (Anzahl der behandelten Patienten, Anmerkungen)

Die Dienst-Rückmeldung enthält keine Patientendaten, sondern ausschließlich Zahlen und Ihre eigenen Anmerkungen.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung ist zur Durchführung der Notdienstorganisation erforderlich.

Speicherdauer: Dienst- und Punktedaten werden gespeichert, solange Ihr Nutzerkonto besteht und für die Notdienstplanung benötigt wird (Jahresübertrag über mehrere Planungsjahre). Nach Löschung des Kontos werden personenbezogene Daten innerhalb von 30 Tagen entfernt. Anonymisierte Statistikdaten (z.B. aggregierte Punktestände) können darüber hinaus aufbewahrt werden.

8.3 Mitgliederverwaltung der Kreisstelle

Die Kreisstelle Magdeburg führt im Portal ihren Mitgliederstamm. Dazu gehören:

• Mitgliedschaft in der Kreisstelle, Ein- und Austrittsdatum
• Berufsstatus (z.B. niedergelassen, angestellt, Assistenz, Klinik, ohne Berufsausübung) und Fachrichtung
• Notdienstpflicht und Befreiungen von der Notdienstpflicht (Art, Zeitraum, ggf. Aktenzeichen des Bescheids)
• Ruhen der Notdienstpflicht, Praxiswechsel, Praxisschließung, Inhaberwechsel
• Kreisstellen-Ämter (z.B. Vorsitz, Notdienstbeauftragte)
• Vorgangsbuch: welche Änderung wann, von wem und aus welcher Quelle gemeldet wurde

Zu Befreiungen werden nur die Art der Befreiung, der Zeitraum und ein Aktenzeichen gespeichert. Gesundheitsdaten oder Diagnosen werden im Portal nicht erfasst.

Datenquelle (Art. 14 DSGVO): Mitgliederdaten stammen aus der Mitgliederliste der Zahnärztekammer Sachsen-Anhalt und werden von der Kreisstelle regelmäßig mit dieser abgeglichen. Für Kammermitglieder, die sich nicht selbst im Portal registriert haben, wird auf dieser Grundlage ein Mitgliederdatensatz ohne Anmeldemöglichkeit geführt (Name, Titel, Berufsstatus, ggf. Praxis). Ergänzend melden Praxen und Mitglieder Änderungen selbst über das Portal.

Rechtsgrundlage: Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO) in Verbindung mit dem Gesetz über die Kammern für Heilberufe Sachsen-Anhalt (KGHB-LSA) und der Notdienstordnung der Zahnärztekammer Sachsen-Anhalt. Die Sicherstellung des zahnärztlichen Notdienstes und die Mitgliederverwaltung sind gesetzliche Aufgaben der Kammer und ihrer Kreisstellen.

Speicherdauer: Mitgliederdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft in der Kreisstelle gespeichert. Das Vorgangsbuch und das Änderungsprotokoll werden aufbewahrt, solange dies zur Nachvollziehbarkeit der Notdienstverteilung und zur Erfüllung der Aufgaben der Kreisstelle erforderlich ist.

8.4 Versammlungen und Beschlüsse

Die Kreisstelle verwaltet im Portal ihre Versammlungen und Beschlüsse. Dabei werden Teilnehmerlisten (Mitglieder und Gäste mit Namen), Tagesordnungen und Protokolle gespeichert. Protokolle und gefasste Beschlüsse sind für alle Mitglieder der Kreisstelle einsehbar.

Bei Beschlüssen im Umlaufverfahren wird Ihre Stimme (Ja, Nein, Enthaltung) mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt gespeichert. Ihre eigene Stimme sehen nur Sie und die Kreisstellenverwaltung; den übrigen Mitgliedern wird nur das Gesamtergebnis angezeigt.

Rechtsgrundlage: Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO). Beschlüsse und Protokolle werden dauerhaft im Beschluss-Register der Kreisstelle aufbewahrt.

8.5 Kommunikation im Portal

• Pinnwand: Beiträge, Kommentare, Umfragen und hochgeladene Bilder sind mit Ihrem Namen für alle Mitglieder der Kreisstelle sichtbar. Abgegebene Umfragestimmen werden Ihrem Konto zugeordnet.
• Direktnachrichten: Nachrichten zwischen Ihnen und einzelnen Kolleginnen und Kollegen sind nur für die Beteiligten lesbar.
• Rundschreiben: Rundschreiben der Kreisstelle werden per E-Mail versandt und nach dem Login so lange eingeblendet, bis Sie sie bestätigen. Ihre Bestätigung wird mit Name und Zeitpunkt gespeichert und ist für die Kreisstellenverwaltung einsehbar, damit sie nachvollziehen kann, wen ein Rundschreiben erreicht hat.

Internes Kollegenverzeichnis. Im eingeloggten Bereich steht den Mitgliedern der Kreisstelle ein Verzeichnis der Praxen und der dort tätigen Zahnärztinnen und Zahnärzte zur Verfügung (Name, Titel, Praxiszugehörigkeit, Praxis-Kontaktdaten, Vertretungsangebote). Die Daten dienen dem kollegialen Austausch, der Vertretungsorganisation und der Anbahnung von Diensttauschen.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) am kollegialen Austausch innerhalb der Kreisstelle. Ein Widerspruch nach Art. 21 DSGVO ist über die Kreisstellenverwaltung möglich. Beiträge und Nachrichten bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto gelöscht wird.

8.6 Änderungsprotokoll (Auditlog)

Änderungen an Diensten, Tauschanfragen, Abwesenheiten, Praxis- und Mitgliederdaten werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert. Handelt ein Team-Zugang oder der Betreiber-Support im Namen eines Mitglieds, wird dies im Protokoll kenntlich gemacht. Anmeldungen und reine Lesezugriffe werden nicht protokolliert. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Nachvollziehbarkeit der Notdienstverteilung und der Mitgliederverwaltung.

8.7 Support durch den Betreiber

Über den Support-Chat im Portal können Sie den Betreiber kontaktieren. Neben Ihren Nachrichten werden Name, E-Mail-Adresse sowie technische Kontextdaten (aufgerufene Seite, Rolle, Praxis, Browser, Bildschirmgröße) gespeichert, damit Anfragen bearbeitet werden können.

Zur Fehlerbehebung kann der Betreiber das Portal vorübergehend aus der Sicht eines Mitglieds öffnen und Aktionen in dessen Namen ausführen. Jede solche Aktion wird im Änderungsprotokoll mit dem Hinweis auf den Betreiber-Support festgehalten.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einem funktionierenden Betrieb.

9. Telefonansagedienst (Google Cloud Text-to-Speech)

Für die telefonische Notdienstansage werden die Angaben der diensthabenden Praxis (Praxisname, Adresse, Telefonnummer, Notdienstzeiten) automatisch in eine Sprachansage umgewandelt. Dazu wird der Ansagetext an Google Cloud Text-to-Speech der Google Ireland Limited übermittelt. Die erzeugte Audiodatei wird in Firebase Storage abgelegt und dem Telefonanbieter bereitgestellt.

Es werden ausschließlich die für den Notdienst öffentlich bestimmten Praxisdaten verarbeitet, die auch auf der Patientenseite erscheinen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Sofern die Zahlungsfunktion im Portal freigeschaltet ist, wird die Portalgebühr ausschließlich von notdienstpflichtigen Mitgliedern erhoben. Für alle übrigen Mitglieder (z.B. ohne Berufsausübung, in Klinik oder öffentlichem Dienst, freiwillige Mitglieder, befreite Mitglieder) findet keine Zahlungsabwicklung und keine Übermittlung an den Zahlungsdienstleister statt.

Die Abwicklung erfolgt über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. An Stripe werden Name, Rechnungs-E-Mail-Adresse und eine Kundenreferenz übermittelt. Zahlungsdaten (SEPA-Lastschriftmandat oder Kartendaten) geben Sie direkt bei Stripe ein; sie werden nicht im Portal gespeichert. Im Portal werden Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsstatus und die Kundenreferenz gespiegelt.

Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Stripe:https://stripe.com/de/privacy

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungsdaten werden nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) für 10 Jahre aufbewahrt.

11. Öffentliche Patientenseite

Die Patientenseite (Notdienstanzeige) ist ohne Registrierung oder Login zugänglich. Es werden dabei keine personenbezogenen Daten erhoben, die über die in Abschnitt 5 genannten Server-Log-Dateien hinausgehen.

Die auf der Patientenseite angezeigten Praxisdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, Notdienstzeiten sowie bei freien Terminen und Neupatientenaufnahme zusätzlich Praxis-Homepage und Praxis-E-Mail) sind für den Notdienst öffentlich bestimmte Informationen und werden von den Praxen selbst im Portal eingetragen.

12. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung der Verarbeitung
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Erhalt Ihrer Daten in einem übertragbaren Format

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@zahnarztnotdienstportal.de

Für Daten der Mitgliederverwaltung (Abschnitt 8.3 und 8.4) können Sie sich auch direkt an die Kreisstelle Magdeburg der Zahnärztekammer Sachsen-Anhalt wenden. Bitte beachten Sie, dass Mitgliederdaten, die aus der Kammerliste stammen, nur in Abstimmung mit der Zahnärztekammer berichtigt oder gelöscht werden können, solange die Mitgliedschaft und die Notdienstpflicht bestehen.

Widerruf einer Einwilligung

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Leiterstraße 9
39104 Magdeburg
https://datenschutz.sachsen-anhalt.de